Berdasarkan rencana perpanjangan masa berlaku ijin kendaraan kantor yang akan habis dalam beberapa hari ini, maka Faisal ditugaskan untuk mengurus perpanjangannya di kantor SAMSAT yang telah ditentukan. Setelah menyiapkan dokumen yang harus dibawa sebagai persyaratan utama, dan mendapatkan biaya yang dibutuhkan dari bagian Keuangan, Fasial sebagai karyawan di bagian General Affair pun berangkat menuju SAMSAT.
Setiba di kantor SAMSAT, Faisal mengambil Form Perpanjangan STNK di meja Informasi dan langsung mengisi data yang ada di dalam form tersebut. Setelah mengisi Form Perpanjangan STNK, Faisal menyiapkan STNK, KTP asli dan fotokopi serta fotokopi BPKB yang dilampirkan bersama dengan Form Perpanjangan tadi. Kemudian ia menyerahkan semua persyaratan tersebut ke Loket Penerimaan dan langsung mendapatkan nomor urut setelah dianggap lengkap persyaratannya.
Faisal duduk menunggu nomornya dipanggil melalui layar di depan loket, dengan suara robot yang bergiliran menyebutkan angka-angka. Kurang dari 15 menit, tiba giliran Faisal untuk mengambil kwitansi pembayaran. Setelah itu, ia menuju loket pembayaran dan menyerahkan sejumlah uang yang telah disiapkan. Dan kembali menunggu namanya disebutkan. Tak lama kemudian, namanya pun disebutkan. Segera ia mengambil STNK baru dan memeriksa terlebih dahulu sebelum akhirnya meninggalkan loket pengambilan STNK dan kembali ke kantor untuk melaporkan kegiatannya.
Kita mungkin tidak terlalu memperhatikan semua alur kegiatan sejak awal kita datang sampai kita meninggalkan sebuah tempat pelayanan umum yang kita lakukan sehari-hari. Sebenarnya semua kegiatan tersebut telah dirancang sedemikian rupa hingga berjalan efektif dan efisien, memudahkan semua orang yang menggunakan jasa tersebut. Rancangan kegiatan tersebut yang dinamakan Standard Operating Procedure (SOP) atau bisa juga disebut Prosedur Operasional Standar (POS).
Secara umum Standard Operating Procedure (SOP) memiliki makna suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Mencakup hal-hal dari operasional yang memiliki suatu prosedur pasti atau terstandardisasi, sehingga menjadi lebih efektif dan efisien.
SOP memang biasanya telah ditetapkan dan dijalankan di perusahaan-perusahaan yang sudah stabil manajemennya. Namun pada dasarnya, SOP ini sangat dibutuhkan oleh semua bidang terutama bidang usaha. Karena adanya SOP memberikan beberapa keuntungan berupa :
a. Usaha yang memiliki sistem dan lebih rapi
Sistem kerja yang telah dibakukan dalam bentuk SOP yang tertulis akan memudahkan para pekerja melakukan kegiatan kerjanya, jelas arah dan tujuan kerja, dan lebih efesien dalam menggunakan waktu. Bahkan untuk orang yang baru sekalipun, dengan menggunakan SOP, ia akan dapat langsung memahami rangkaian kegiatan yang harus dilakukan.
b. Pelacakan arsip operasional
Arsip dan dokumen yang menjadi syarat kegiatan kerja, dapat menjadi bukti otentik dalam melakukan pekerjaan yang memerlukan arsip tertentu. Formulir yang menjadi bagian dari alur kegiatan dalam SOP akan dilampirkan sebagai bukti bila terjadi masalah yang tidak diduga. Seperti Form Permintaan Barang, Form Pengajuan Dana, Kwitansi Pembayaran, dan lain-lain.
c. Lebih dipercaya
Dengan adanya sistem kerja yang jelas, maka meminimalisir terjadinya kesalahan yang mungkin dapat terjadi. Bila pun ada terjadi kesalahan, maka dengan sistem yang jelas dapat segera dilacak kembali dimana letak kesalahannya dan segera diperbaiki. Itu sebabnya SOP harus secara teratur dikaji ulang keefektifannya. Sehingga konsumen secara umum, dan para stakeholder yang ada di dalammnya secara khusus pun makin mempercayai institusi tersebut.
d. Memudahkan pengembangan usaha
Perusahaan atau pun kegiatan usaha yang memiliki perencanaan yang baik, akan mempunyai target-target yang dapat diukur. Sehingga dapat dilihat semua pencapaiannya berdasarkan target kerja tersebut. Untuk itu tidak mustahil merancang secara rinci pengembangan usaha sesuai dengan tujuan utama. Karena bisnis yang memiliki sistem yang baik sangat mudah dikembangkan.
Oleh karena itu, marilah kita mulai membuat rancangan kegiatan kerja yang lebih efektif dan efisien. SOP berlaku di semua lini usaha, bukan hanya di area layanan seperti contoh yang saya tuliskan di atas, namun juga di divisi pemasaran, divisi keuangan, divisi logistik dan lain-lain.
